Sistem Pengendalian Manajemen Di sektor Publik

SISTEM PENGENDALIAN

MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

A.   Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik

Setiap organisasi baik organisasi publik maupun swasta memiliki tujuan yang hendak dicapai. Untuk mencapai tujuan organisasi tersebut diperlukan strategi yang dijabarkan dalam bentuk program-program atau aktivitas. Organisai memerlukan sistem pengendalian manajemen untuk memberikan jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Pengendalian manajemen meliputi beberapa aktivitas yaitu :

1. Perencanaan
2. Koordinasi antar bagian dalam organisasi
3. Komunikasi informasi
4. Pengambilan Keputusan
5. Memotivasi orang-orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi
6. Pengendalian
7. Penilaian Kinerja.

B.   Tipe Pengendalian Manajemen

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu :

1. Pengendalian preventif
2. Pengendalian operasional
3. Pengandalian kinerja

C.   Struktur Pengendalian Manajemen

Struktur pengendalian manajemen termanifestasi dalam bentuk struktur pusat pertanggung jawaban (responsibility centers). Pusat pertanggung jawaban adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas pusat pertanggung jawaban yang dipimpinnya.

Pusat-pusat pertanggugjawaban

Pada dasarnya terjadi empat jenis pusat pertanggung jawaban, yaitu :

1. Pusat Biaya
2. Pusat Pendapatan
3. Pusat Laba
4. Pusat Investasi

Hubungan antara pusat pertanggung jawaban dengan pengendalian anggaran. Manajer pusat pertanggungjawaban, sebagai holder memiliki tanggung jawab yang untuk melaksanakan anggaan. Pengendalian anggaran meliputi pengukuran terhadap output dan belanja yang riil dilakukan dibandingkan dengan anggaran. Adanya perbedaan atau varians antara hasil yang dicapai dengan yang dianggarkan kemudian dianalisis untuk diketahui penyebabnya dan dicari siapa yang bertangungjawab atas terjadinya varians tersebut.

Struktur pusat pertanggungjawaban hendaknya sejalan denngan program atau struktur aktivitas organisai. Setiap jenis pusat pertanggungjawaban membutuhkan data pengeluaran dan output yang dihasilkan selama masa anggaran.        

Keberadaan departemen anggaran dan komite anggaran pada pusat pertanggungjawaban sangat perlu untuk membantu terciptanya anggaran yang efektif. Departemen anggaran memiliki fungsi sebagai berikut ;

1. Menetapkan prosedur dan formulir untuk persiapan anggaran
2. Mengkoordinasikan dan membuat asumsi-asumsi sebagai dasar anggaran
3. Membantu mengkonsumsikan anggaran  ke seluruh bagian organisasi
4. Menganalisis anggaran yang daiajukan dan membuat rekomendasi kepada budgetee dan manajer pusat pertanggungjawaban
5. Menganalisis kinerja anggaran yang dilaporkan, menginterprestasikan hasil, dan menyiapkan ikhtisar laporan untuk manajer pusat pertanggungjawaban
6. Menyiapkan pembuatan revisi anggaran jika diperlukan

D.  Proses Pengendalian Manajemen Sektor Publik

Pengendalian Manajemen dapat dilakukan secara formal maupun non formal

Saluran komunikasi formal terdiridari aktiivitas formal dalan organisasi yang meliputi :

1. Perumusan strategi
2. Perencanaan strategis
3. Penganggaran
4. Operasional
5. Evaluasi Kinerja

            Perumusan strategi adalah proses penentuan visi, misi, tujuan, sasaran, target (outcome), arah dan kebijakan, serta strategi organisasi. Perumusan strategi menghasilkan strategi global (makro) atau disebut corporate level strategy. Salah satu metode penentuan strategi adalah analisis SWOT (strength, weakness, opportunity, threat).

Lima proses perumusan strategi :

• Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi
• Analisis atau scanning lingkungan
• Profil internal dan audit sumber daya
• Perumusan, evaluasi, dan pemilihan strategi
• Implementasi dan pengendalian rencana strategi

Sementara ini terdapat delapan langkah perumusan strategi, Perencanaan strategi adalah proses penentuan program-program, aktivitas atau proyek. Tujuan utama perencanaan strategic adalah untuk meningkatkan komunikasi antara manajer puncak dengan manajer dibawahnya.

Perencanaan strategis dapat digunakan untuk menbantu mengantisipasi dan memberikan arahan perubahan. Perencanaan strategis perlu ditranslasikan dalam bentuk tindakan kongkrit, maka harus didukung oleh hal-hal dibawah ini yaitu :

1. Struktur pendukung
2. Proses dan praktik implementasi dilapangan
3. Kultur Organisasi.

Struktur organisasi hendaknya dapat mendukung pelaksanaan strategi. Perencanaan strategis tidak akan efektif jika prosedur dan sistem pengendalian tidak sesuai dengan strategis.

Tahap penganggaran dala proses pengandalian menejemen merupakan tahap dominan. Pengandalian manajemen melalui system penilaian kinerja dilakuakn dengan cara menciptakan mekanisme reward & punishment. Imbalan (reward) dapat berupa financial seperti pshycological reward dan social reward.