Sistem Informasi Perusahaan

SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

Ketika konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM) pertama kali muncul pada pertengahan tahun 1960, ada optimisme yang belum terbukti bahwa Sistem Informasi Manajemen  akan menyediakan informasi untuk memenuhi kebutuhan semua manajer perusahaan. Berbagai kegagalan awal menjadi sinyal yang jelas bahwa optimisme itu tidak berdasar. Sistem informasi perusahaan (enterprise information system) menjadi populer sejak tahun 1990, para analis memberikan berbagai alasan kepopuleran tersebut dikarenakan kebutuhan dari informasi umum dan mencakup seluruh perusahaan.

Selama tahun 1990 an penerapan komputer yang konservatif mulai memberi jalan bagi kemunculan kembali minat untuk menerapkan komputer diorganisasi secara keseluruhan. Penjual perangkat lunak yang ambisius mengembangkan dan mulai memasarkan paket – paket perangkat lunak standar yang bertujuan memenuhi kebutuhan hampir segala jenis organisasi. Sistem ini disebut dengan sistem informasi perusahaan, cukup berhasil dengan cepat sehingga perusahaan – perusahaan yang menggunakan komputer mempertimbangkan penerapannya. Seperti yang didefinisikan oleh para penjual perangkat lunak awal , sistem informasi perusahaan ( enterprise information system / entis ) adalah suatu sistem berbasis komputer yang dapat melakukan semua tugas akuntansi standar bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi. Sedangkan istilah enterprise digunakan karena sistem ini mencakup seluruh set proses yang dilakukan oleh organisasi.

Entis saat ini mengakumulasi seluruh data transaksi akuntansi dari departemen /bagian manufaktur, pemasaran, keuangan dan sumberdaya manusia dari berbagai fungsi bisnis lain. Entis menjadi dasar area bisnis seperti sistem informasi manufaktur, pemasaran, keuangan dan sumberdaya manusia.

Perencanaan sumber daya perusahaan ( enterprise resource planning ) juga digunakan untuk menjelaskan sistem informasi perusahaan. Sitem ERP  ( enterprise resource planning ) adalah suatu sistem yang memungkinkan manajemen atas seluruh sumber daya perusahaan secara keseluruhan. Popularitas istilah ERP sebagian besar disebabkan disebabkan oleh para penjual perangkat lunak aplikasi sistem informasi perusahaan.

PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

Sistem informasi pertama digunakan pada tahun 1960 yang dipergunakan untuk pengolahan transaksi, sistem ini berkaitan dengan pencatatan dan penghitungan berbagai tindakan perusahaan yang menghasilkan banyak tugas administratif. Pesanan penjualan diterima, pemasok dibayar, pegawai dibayar, persediaan dihitung dan ribuan kegiatan lain oleh perusahaan menghasilkan catatan atministratif yang dapat ditangani secara cepat dan efisien oleh komputer.

Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) muncul karena manajer tidak puas hanya menghitung apa yang telah terjadi dalam bisnis, mereka ingin mengendalikan operasi dan merencanakan masa depan. Kebutuhan ini memerlukan data akuntansi untuk menciptakan informasi yang diperlukan. Laporan menyampaikan informasi dan model matematika dikembangkan untuk memperkirakan permintaan produk, mengoptimalkan penggunaan sumber daya manufakatur, serta menyampaikan produk kekonsumen. Walau istilah sistem informasi manajemen tetap, sekarang perannya lebih dari sekedar mengoptimalkan operasi. Istilah SIM terutama digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang membantu para manajer dalam melaksanakan aktivitas mereka dibandingkan dengan sistem informasi yang sekedar menjelaskan apa yang telah terjadi.

Sistem perencanan sumber daya perusahaan ( enterprise resource planning / ERP ) adalah langkah logis selanjutnya, Seluruh informasi mengenai berbagai proses didalam batas perusahaan dikonsolidasikan. Ini memerlukan komitmen yang besar dari sumber daya perangkat keras komputer, perangkat lunak, sistem manajemen database, serta pemakai yang terlatih dan juga memerlukan komitmen dari para manajer yang menggunakan ERP.

Sedangkan struktur model daripada Sistem informasi perusahaan adalah sebagai berikut :

SUBSISTEM INPUT :

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI > mengumpulkan data pemasaran yang akan diproses dan dipergunakan  untuk menjelaskan transaksi pemasaran perusahaan.

Contoh : Data periodik : produk yang diminati konsumen, pelanggan, wiraniaga

   Lap. Khusus   : Kota, wilayah, daerah pemasaran,

   Sis.pakar  :        menggunakan formula matematis yang dipergunakan - untuk memprediksi masa depan, serta dipergunakan -                              untuk mengambil keputusan.

SUBSISTEM PENELITIAN PEMASARAN > melakukan penelitian khusus mengenai operasi pemasaran untuk tujuan mempelajari kebutuhan konsumen, dan meningkatkan efisiensi pemasaran.

Contoh : Mengumpulkan data primer dan  mengumpulkan data skunder.

SUBSISTEM INTELIJEN PEMASARAN > mengumpulkan data dari lingkungan perusahaan yang berkaitan dengan operasi pemasaran perusahaan.

Contoh : Mengumpulkan data.

   Mengevaluasi data untuk mengetahui akurasinya.

         Menganalisa untuk mengetahui ciri / pola data

   Menyimpan / menyebarkan informasi  primer / skunder

DATABASE > Data yang telah diorganisasikan menjadi suatu hierarki yang terdiri dari data field, record, dan file dengan istilah lain yaitu diagram pohon karena konseptualnya  menyerupai pohon yang terdiri dari ranting yang berkumpul sehingga membentuk  cabang dan seterusnya pada jenjang yang lebih besar.

Sedangkan  file – file yang berupa Spreadsheet, dokumen, data, alat analisis, atau aplikasi paket serta kumpulan fakta lain, dapat dikumpulkan menjadi satu grup dalam suatu folder, yang nantinya dipergunakan untuk mendukung atau melakukan proses pengolahan data menjadi suatu informasi yang dipergunakan oleh pemakai didalam pengambilan keputusan.

Sedangkan dari gambar diatas dapat diketahui bahwa folder Sistem Pemasaran terdiri dari distributor A, B, C dengan adanya sub folder tersebut maka informasi yang dapat diperoleh saluran distribusi yang digunakan oleh perusahaan.

Sedangkan gambar diatas dapat dilihat sub folder dari sistem pemasaran yaitu distributor A dari distributor A tersebut dapat diketahui toko ( wiraniaga ) yang menjual produk dari perusahaan.

SUBSISTEM OUTPUT :

-          SUBSISTEM PRODUK > menyediakan informasi tentang produk perusahaan.

-          SUBSISTEM TEMPAT > menyediakan informasi tentang jaringan distribusi perusahaan.

-          SUBSISTEM PROMOSI > menyediakan informasi tentang kegiatan periklanan perusahaan dan penjualan langsung.

-          SUBSISTEM HARGA > membantu manajer membuat keputusan harga.

-          SUBSISTEM BAURAN > memungkinkan manajer untuk mengembangkan strategi yang mempertimbang kan dampak gabungan dari unsur – unsur tersebut.

Alur dari  Sistem Informasi Pemasaran berasal dari sub sistem input (berupa data), dikumpulkan dalam data base dan ditransformasi  menghasilkan sub sistem output produk, tempat, promosi, harga ( berupa informasi pemasaran ), serta dipergunakan untuk mengambil keputusan didalam bidang pemasaran.

SUBSISTEM INPUT :

• SISTEM INFORMASI AKUNTANSI > mengumpulkan data intern yang menjelaskan operasi manufaktur dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi perusahaan.Contoh : Melakukan proses pencatatan mulai dari bb > produk (jml. manusia, mesin yang digunakan )
• SUBSISTEM INDUSTRIAL ENGINEERING > mengumpulkan data – data khusus dari dalam perusahaan.Contoh : Analisis sistem yang membuat saran perbaikan.
• SUBSISTEM INTELIJEN MANUFAKTUR  > mengumpulkan data pemasok dan serikat pekerja dari lingkungan serta menyediakan data dalam bentuk katalog.

Contoh : Informasi pekerjaan untuk menciptakan arus informasi pekerjaan

Informasi pemasok untuk menciptakan arus pemasok.

DATABASE > Data yang telah diorganisasikan menjadi suatu hierarki yang terdiri dari data field, record, dan file dengan istilah lain yaitu diagram pohon karena konseptualnya  menyerupai pohon yang terdiri dari ranting yang berkumpul sehingga membentuk  cabang dan seterusnya pada jenjang yang lebih besar.

Sedangkan  file – file yang berupa Spreadsheet, dokumen, data, alat analisis, atau aplikasi paket serta kumpulan fakta lain, dapat dikumpulkan menjadi satu grup dalam suatu folder, yang nantinya dipergunakan untuk mendukung atau melakukan proses pengolahan data menjadi suatu informasi yang dipergunakan oleh pemakai didalam pengambilan keputusan.

SUBSISTEM OUTPUT :

• SUBSISTEM PRODUKSI > menjelaskan tiap langkah dari proses transformasi dari pengadaan bahan baku sampai pelepasan barang jadi ke pasar.Contoh : untuk mengelola proses produksi & membangun fasilitas produksi baru.
• SUBSISTEM PERSEDIAAN  > memelihara catatan konseptual proses produksi mulai dari bahan baku, barang dalam proses dan akhirnya sampai barang jadi.Contoh : Bertanggung jawab atas persediaan bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi.
• SUBSISTEM KUALITAS  > memberikan kepastian bahwatingkat kwalitas bahan baku yang diterima dari pemasok memenuhi standar yang telah ditentukan.Contoh : Bertanggung jawab atas kualitas produk
• SUBSISTEM BIAYA > membuat laporan agar manajemen tetap mengetahui perkembangan terakhir mengenai biaya transformasi.Contoh : Menyiapkan laporan periodik

SUBSISTEM INPUT :

• SISTEM INFORMASI AKUNTANSI > menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan.Contoh : Catatan yang menjelaskan setiap transaksi keuangan, kapan, dari siapa, untuk apa, berapa jumlahnya.
• SUBSISTEM AUDIT INTERNAL > untuk mengevaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara independen dari sudut pandang keuangan.Contoh : Analisis catatan akuntansi untuk menguji kebenarannya.
• SUBSISTEM INTELIJEN KEUANGAN  > mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham dan masyarakat serta mengidentifikasi sumber – sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana.Contoh : Mengidentifikasi sumber terbaik & investasi terbaik ( komunikasi & informasi dari perusahaan ke pemegang saham / masyarakat. Keuangan.

DATABASE > Data yang telah diorganisasikan menjadi suatu hierarki yang terdiri dari data field, record, dan file dengan istilah lain yaitu diagram pohon karena konseptualnya  menyerupai pohon yang terdiri dari ranting yang berkumpul sehingga membentuk  cabang dan seterusnya pada jenjang yang lebih besar.

Sedangkan  file – file yang berupa Spreadsheet, dokumen, data, alat analisis, atau aplikasi paket serta kumpulan fakta lain, dapat dikumpulkan menjadi satu grup dalam suatu folder, yang nantinya dipergunakan untuk mendukung atau melakukan proses pengolahan data menjadi suatu informasi yang dipergunakan oleh pemakai didalam pengambilan keputusan.

SUBSISTEM OUTPUT :

• SUBSISTEM PERAMALAN > menggunakan ramalan sebagai dasar untuk menentukan sumber daya yang dibutuhkan dan untuk mendukung tingkat kegiatan yang diproyeksikan.
  Contoh : menggunakan metode/formula untuk membuat perhitungan lebih cepat dan mudah.
• SUBSISTEM MANAJEMEN DANA   > mengatur arus kas dan mencakup seluruh proses mulai dari penerimaan kas dan berakhir dengan pengeluaran kas.
  Contoh : menelusuri arus kas masuk dan kas keluar.
• SUBSISTEM PENGENDALI> dipergunakannya rasio untuk mengetahui kinerja perusahaan.
  Contoh : jumlah uang yang tersedia untuk digunakan dalam memenuhi tujuan operasional.

SUBSISTEM INPUT :

-          SISTEM INFORMASI AKUNTANSI > menyediakan data tentang informasi sumber daya manusia baik sumber daya manusia yang berhubungan dengan keuangan maupun non keuangan.

Contoh :

Pencatatan identitas personil : nama, tempat Tgl lahir, jml tanggungan keluarga, pendidikan, pengalaman kerja.

-          SUBSISTEM PENELITIAN SDM  > mengumpulkan data melalui penelitian khusus, yang tidak dapat dihasilkan dari database.

-           

Contoh :

Untuk mengetahui keahlian, ketrampilan, keluhan, harapan, keinginan.

-          SUBSISTEM INTELIJEN SDM > mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

Contoh :

Pemerintah : membantu membuat U.U / Peraturan

Pemasok : menyediakan tenaga kerja

S.Kerja  : mengatur kontrak kerja

Kom non moneter : Perumahan , pendidikan, rekreasi, tunj kesehatan

Masy. Keuangan : inf. Kondisi ekonomi utk perencanaan personil yad

Pesaing : kemungkinan karyawan pindah

DATABASE > Data yang telah diorganisasikan menjadi suatu hierarki yang terdiri dari data field, record, dan file dengan istilah lain yaitu diagram pohon karena konseptualnya  menyerupai pohon yang terdiri dari ranting yang berkumpul sehingga membentuk  cabang dan seterusnya pada jenjang yang lebih besar.

Sedangkan  file – file yang berupa Spreadsheet, dokumen, data, alat analisis, atau aplikasi paket serta kumpulan fakta lain, dapat dikumpulkan menjadi satu grup dalam suatu folder, yang nantinya dipergunakan untuk mendukung atau melakukan proses pengolahan data menjadi suatu informasi yang dipergunakan oleh pemakai didalam pengambilan keputusan.

SUBSISTEM OUTPUT :

-          SUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJA  > menyediakan informasi tentang aplikasi perencanaan angkatan kerja dan melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa mendatang.

Contoh : kerjasama dengan depnaker,  lembaga pendidikan, serikat kerja, agen tenaga kerja

-          SUBSISTEM PEREKRUTAN  > menyediakan informasi yang dipergunakan untuk mengidentifikasi aplikasi perekrutan.

Contoh :  Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan untuk mengetahui potensi yang dimiliki 

-          SUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJA > menyediakan informasi yang dipergunakan didalam penilaian tenaga kerja, dan  dipergunakan untuk menempati suatu jabatan tertentu.

Contoh : Aplikasi pendesiplinan sesuai dengan angkatan kerja.

-          SUBSISTEM KOMPENSASI  > menyediakan informasi aplikasi peningkatan penghargaan.

Contoh : Aplikasi penerapan penghargaan ( diukur dari output karyawan)

-          SUBSISTEM BENEFIT > menyediakan informasi yang dipergunakan karyawan untuk mengakumulasikan dana pensiun dan standar hidupnya serta dapat pula menentukan sendiri benefit yang diinginkan.

Contoh : Aplikasi akumulasi manfaat yang diinginkan karyawan.

-          SUBSISTEM PELAPORAN LINGKUNGAN > menyediakan informasi tentang pelaporan kebijakan dan praktek personalia perusahaan kepada pemerintah, serta dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan langsung kepada pemerintah maupun serikat pekerja.

Contoh : Pelaporan kebijakan dan praktek perusahaan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan pada pihak luar.

RINGKASAN

1. Sistem informasi perusahaan (enterprise information system) menjadi populer sejak tahun 1990, para analis memberikan berbagai alasan kepopuleran tersebut dikarenakan kebutuhan dari informasi umum dan mencakup seluruh perusahaan.
2. Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) muncul karena manajer tidak puas hanya menghitung apa yang telah terjadi dalam bisnis, mereka ingin mengendalikan operasi dan merencanakan masa depan. Kebutuhan ini memerlukan data akuntansi untuk menciptakan informasi yang diperlukan.
3. Perencanaan sumber daya perusahaan ( enterprise resource planning ) juga digunakan untuk menjelaskan sistem informasi perusahaan. Sitem ERP  ( enterprise resource planning ) adalah suatu sistem yang memungkinkan manajemen atas seluruh sumber daya perusahaan secara keseluruhan.
   
   
   DAFTAR PUSTAKA
   
   
   
   
   Burhan R, 2003, Kamus Dunia Komputer dan Internet. Surabaya : Penerbit Indah
   
   
   George M. Scott. 2002. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Raja  Grafindo Persada
   
   
   James A. O. Brien, 2006, Pengantar Sistem Informasi, Jakarta, Salemba Empat
   
   
   Kenneth C. Laudon, 2008, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : Salemba Empat
   
   
   Raymond McLeod, Jr. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Indeks
   
   
   Teguh Wahyono, 2003. Teknik Merakit PC Modern. Yogyakarta : Penerbit Gava Media